Amparo Chilet
Directora Área de Business Inteligence
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La oficina sin papel, una realidad hoy

La información que manejan las empresas aumenta diariamente (pedidos, albaranes, facturas, expedientes, proyectos, catálogos, normas y procedimientos, etc.). Es común a todas las empresas, sin importar su tamaño, la problemática de gestionar su documentación.

La gestión documental es la manipulación eficiente de todo ese volumen de contenidos en formato electrónico, con el objetivo de reducir costes, espacio y obtener acceso inmediato a toda la información.

“La oficina sin papel” fue la idea que impulsó la implantación de los primeros sistemas de gestión documental en las empresas. El aumento de los metros cuadrados dedicados al almacenamiento de papel y del tiempo invertido en la búsqueda y consulta de documentos, hicieron que muchas organizaciones se decidieran a invertir en aplicaciones de gestión documental.

@font-face { font-family: "Cambria Math"; }@font-face { font-family: "Tahoma"; }p.MsoNormal, li.MsoNormal, div.MsoNormal { margin: 0cm 0cm 0.0001pt; font-size: 12pt; font-family: "Times New Roman"; }.MsoChpDefault { font-size: 10pt; }div.WordSection1 { page: WordSection1; } Desde ese momento, la gestión documental ha experimentado una continua evolución en su afán de adaptarse a las necesidades cambiantes de las empresas. En este proceso se dieron y se siguen dando hoy tres pasos decisivos:

Primer paso: De papel a documentos electrónicos

Como hemos dicho, convertir el papel en documentos electrónicos fue el primer paso. Ya casi no recordamos el tiempo en el que prácticamente toda la información de la empresa estaba impresa en papel. Expedientes, proyectos, facturas, albaranes, etc. se clasificaban, archivaban y custodiaban durante años como único sostén al conocimiento corporativo.

El escáner y su software de digitalización asociado fueron los aliados que permitieron ahorrar espacio. El espacio que ocupaban los documentos pasó de medirse en m2 (almacenes físicos) a medirse en cm2 (almacenes electrónicos). Además, los documentos quedaban protegidos de la acción de agentes externos y del deterioro de los mismos.

Tras el software de digitalización, los primeros gestores documentales recogían los documentos escaneados y solicitaban la introducción de metadatos que después permitieran su rápida localización a través de buscadores. La incorporación de este software al proceso de gestión documental permitió:

• Ahorrar tiempo. El tiempo de gestión y consulta se redujo drásticamente. Los documentos electrónicos eran notablemente más fáciles de editar, reutilizar y/o enviar. Y, lo que es aún más importante, se eliminó la posibilidad de extravío o pérdida de documentos. Porque... ¿Cuánto tarda en encontrarse un documento que no se encuentra nunca?
• Ahorrar dinero. Se obtenía un ahorro de entre un 50 y un 70% en:
  • Papel, toners, fotocopias, faxes, etc.
  • Sellos, sobres, etc.
  • Etiquetas, carpetas, armarios archivadores, m2.
  • Horas de personal.
• Mejorar la seguridad. Se controlaba el acceso a la información.

El principal problema de estos gestores documentales era que obligaban a la introducción manual de metadatos por parte del usuario, ralentizando el proceso de indexación de documentos.

Segundo paso: De documentos electrónicos a datos

El segundo paso que se dio fue en este sentido: eliminar el tiempo necesario para la introducción de datos referentes a cada uno de los documentos electrónicos.

La respuesta de la tecnología ante este problema fueron los sistemas de reconocimiento óptico de caracteres (OCR). Son potentes herramientas capaces de leer los datos impresos en papel tras la digitalización, permitiendo la introducción automática de estos datos en un gestor documental para la posterior recuperación de ese documento.

Hacía la gestión documental inteligente

Si revisamos el proceso descrito, nos encontramos que para dar los tres pasos en busca del sistema de gestión documental definitivo, necesitamos adquirir distintas aplicaciones que aportan soluciones parciales: software de digitalización, gestor documental, software de OCR, sistema de contabilización automática, etc.

Este ha sido y sigue siendo el principal problema al implantar una solución integral de gestión documental a base de distintas aplicaciones. La inversión en tiempo y dinero necesaria es un obstáculo difícilmente salvable por muchas empresas.

Por ello, actualmente encontramos en el mercado sistemas de gestión documental inteligente (SGDI), cuyo adjetivo les viene dado por:

• Una única plataforma software da cobertura integral al tratamiento electrónico de la documentación, desde su digitalización hasta su gestión en formato electrónico.
• Gestión unificada de toda la documentación que entra, se genera o sale de la organización independientemente de su formato. Un SGDI da soporte universal a todos los formatos de fichero, permitiendo realizar búsquedas sobre todos los documentos electrónicos almacenados, ya sean TIFF, PDF, Word, un fax, un correo electrónico, etc.
• Son capaces de comunicarse con aplicaciones de gestión (ERP, CRM, página Web, etc.) para el envío o recepción de datos. Así, por ejemplo, permiten vincular una factura digitalizada con la correspondiente ficha de factura en el ERP corporativo.
• Entrada automática de documentos que llegan vía fax o e-mail.
• Incorporan técnicas de autoarchivado que evitan tiempos de clasificación innecesarios.
• Permiten diseñar e implantar flujos de trabajo que garantizan la correcta gestión de cada documento y potencian el trabajo en equipo.
• Aplican la política de seguridad corporativa a los documentos.

Actualmente, el archivo estructurado de los documentos electrónicos de una organización es ya más importante que la gestión de la documentación digitalizada. Centralizar todos los documentos ahora dispersos en los distintos servidores de una organización, en un SGDI que garantice la eficiencia en su gestión es, a día de hoy, el objetivo perseguido en la implantación de sistemas de gestión documental.

  Por todo ello, la oficina sin papeles es hoy, más que nunca, una realidad al alcance de cualquier empresa. La oficina sin papeles dejo de ser una utopía en el mismo momento en que la gestión documental facilitó la comunicación entre documentos electrónicos y datos.

Hoy es el día en el que debemos mejorar si queremos defender nuestra posición en el mercado. Es el momento para revisar la gestión interna, optimizando los recursos utilizados para desarrollar la actividad empresarial y poner en práctica soluciones que nos den resultados a corto plazo. En este sentido, la eficiencia a la hora de gestionar la información propia de la empresa, su documentación, es una garantía de éxito.

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